飲食店が予約システムを導入するメリットデメリット・選び方を徹底解説！

飲食店の経営において、予約を獲得して新規のお客様やリピートしてくださるお客様を増やすことは非常に重要です。webや電話などでバラバラに入ってくる予約をきちんと管理し、顧客情報をまとめておくこともリピーターを増やすために必要不可欠だといえます。
しかし忙しい業務の中での予約管理は、電話を取り損ねたりダブルブッキングしたりとミスが起きてしまうこともしばしばあるため、予約を取りこぼさず安定した経営をするにはどうすればよいのか、お悩みの経営者様も多いのではないでしょうか。

そんな飲食店経営者様におすすめなのが、効率的に予約を管理できる飲食店予約システムです。
顧客情報の管理やデータ分析などの機能も充実しているため、飲食店にとっては大きな効率化につながります。店舗業務を円滑に回すためにも、飲食店予約システムの導入を検討してみてください。

この記事では、飲食店予約システムの主な機能と導入するメリットデメリット、予約システムの選び方について解説します。

飲食店予約システムとは、お客様から寄せられる予約情報を自動で一括管理できるシステムのことです。グルメサイトや電話、メールなどさまざまな方法で入ってくる予約をまとめて管理できます。
さらに、予約の管理だけでなく顧客情報まで一括管理したり、キャンセルなどの予約に伴うリスクを回避したりすることも可能です。

ここでは、そんな飲食店予約システムの主な機能について詳しく解説します。

ひとつ目の機能は、予約の受付と管理です。webや電話などから入ってくる予約を店舗や日時、店舗内のテーブル番号別に登録し、管理することができます。
どのくらい予約が入っているのか、予約枠はあとどのくらい残っているのかなども、目で見てすぐにわかるため、紙の予約管理表よりもミスが少なく便利です。

また、店舗のテーブルレイアウトと座席数も管理できるので、来店されるお客様と予約のお客様へ効率的にサービスを提供するプランを事前に想定できます。

ふたつ目は、顧客情報を管理できる機能です。
顧客の名前や電話番号などの基本情報だけでなく、来店回数や注文履歴まですべてまとめて管理できます。

また、お客様の食品アレルギーの有無や好きな食べ物、嫌いな食べ物などについても記載しておくと、サービスの品質が向上してリピーターの獲得にもつながります。

飲食店予約システムでは、予約情報や顧客情報を閲覧するだけでなく、予約数やキャンセル率などのデータを集計、分析して集客に役立てることも可能です。
紙やエクセルで予約や顧客情報を管理している場合、それらをまとめて管理することはできても分析をするのはなかなか骨が折れる作業です。
しかし、飲食店予約システムを利用していれば集客に役立つデータを簡単に分析できるので、目標や改善点を目で見てすぐにわかるようにできます。

2019年に株式会社TableCheckが行った「グルメサイトに関する消費者調査」のアンケート結果によると、飲食店の検索、予約をする際は、約8割の方がグルメサイトを利用しているようです（複数回答項目）。以前に比べると、グルメサイトで飲食店の検索をする方は減少傾向にあるようですが、その一方でグルメサイトで検索をした流れでそのまま予約をするお客様も多くいらっしゃいます。

飲食店予約システムには、外部のグルメサイトと連携する機能が備わっています。複数の外部サイトの予約情報を一元管理できるうえ、その情報をもとにグルメサイトへ予約の空き時間を自動登録することも可能です。
予約情報を転記したり転記ミスをチェックしたりする手間が省けるため、業務の大幅な効率化が実現できます。

出典：「グルメサイトに関する消費者調査」株式会社TableCheck

飲食店予約システムには、web予約ページを作成できる機能が備わっています。
作成した予約ページから予約を受け付けることができるので、24時間365日営業時間に左右されることなく予約を取りこぼすこともありません。
さらに、お店側がお客様に事前に確認しておきたいことを登録できるシステムがあれば、接客品質の向上へとつながる予約ページを作成できます。予約ページに入力された情報は、自動で予約管理機能へと登録されるので、あとで転記する必要もなく安心です。

上記でご紹介した通り、飲食店予約システムには予約に関する業務を効率化するさまざまな機能があります。しかし導入を検討する前に、どのようなメリットとデメリットがあるのか、きちんと把握しておきたいという経営者様もおられるのではないでしょうか。

そこでここでは、飲食店が予約システムを導入するメリットとデメリットをご紹介します。

以下は、飲食店が予約システムを導入するメリットです。

飲食店予約システムのメリットは、予約管理に関する業務を効率化してくれるだけではありません。
従来は営業時間内に電話での予約やファックス、メールで送られてきた予約情報や、複数サイトのweb予約の情報をまとめる必要があったため、予約時間が重なってしまった場合はお断りしなければならないケースもありました。
とくにランチやディナーなどのピーク時に予約の対応をするために人手を捻出するのは、忙しい業務の中ではとても難しいことです。

しかし予約管理システムには、web予約や電話での予約に対応してくれる機能が備わっているので、24時間365日いつでも予約を受け付けられます。
また、最近では固定電話での会話に不慣れな方も増えていることから、web予約であれば新規顧客の来店を促すこともできるでしょう。
顧客情報の管理も容易になるので、顧客のニーズもつかみやすく課題を可視化して対応すれば、リピーターの確保やサービスの向上など、店舗経営に役立ちます。

以下は、飲食店が予約システムを導入するデメリットです。

飲食店予約システムには多くのメリットがありますが、その一方でデメリットがあることも知っておく必要があります。

まず、予約システムを導入するにあたって、経営者様自身が操作を覚えたりスタッフを教育したりする時間が必要です。とはいえ、ほとんどの場合誰でも簡単に取り扱えるようになっているので、すぐに使いこなせるようになるでしょう。

また、システムによっては月々の利用料金やオプション料金がかかることもあります。
利用料金がかかるシステムは、使いやすく機能も充実しているものがほとんどなので、料金を支払う価値は十分にありますが、自店の経営状況をみて慎重に判断することをおすすめします。

自社のwebサイトを持っているものの、放置してしまって機能していない場合などは、飲食店予約システムを導入しても集客効果が得られない可能性も。
まずは自社のwebサイトやグルメサイトの運用をきちんと行い、そのうえで再度予約システムの導入を検討しましょう。

飲食店予約システムには、さまざまな種類があります。
導入を検討する際は、自店に必要な機能が備わっているか、使いやすいかどうか、ランニングコストはどのくらいかかるのかなどのポイントをチェックするのがおすすめです。

ここからは、飲食店予約システムの選び方のポイントについて詳しく解説していきます。

飲食店予約システムを選ぶ際は、まずは自店にとって必要な機能が備わっているかどうかをチェックする必要があります。
必要な機能は飲食店によってそれぞれ異なりますが、以下の機能がついていると便利です。

テーブル管理機能は、テーブルの空席や着席状況を確認できる機能です。予約の段階で来店人数に応じた最適な席を自動で選んでくれるので、回転率を上げるのに役立ちます。
また、決済機能で予約が確定した時点で事前決済をすることで、キャンセルのリスクを減らすなどのメリットもあります。キャッシュレス決済に対応できる機能を搭載したシステムもあるため、幅広いお客様のニーズにマッチしているといえるでしょう。

近年、webで予約されるお客様も多いですが、従来の電話での予約をされるお客様もいらっしゃいます。
飲食店予約システムに「CTI」というシステムが搭載されていれば、電話をコンピューターと連携することで自動で顧客情報を検索し、瞬時に表示してくれます。お客様とのやり取りがスムーズになるうえ、通話を録音して記録できるため、聞き間違いや聞き逃しによるトラブルを避けることも可能です。
最近では、AIが24時間365日電話対応と予約台帳への転記を行ってくれるシステムもあります。予約の電話を自分で取る必要もなく、電話の取りこぼしもなくなるので、さらなる効率化と予約率のアップが期待できるでしょう。

ピンクの看板が目印の「なんでも酒やカクヤス」では、手間やコストの削減など飲食店様を総合的にサポートする企業ネットワークがございます。
トラブルにつながりやすい予約業務も、予約システムの活用で手間なく正確に行えるようサポートいたしますので、ぜひ一度なんでも酒やカクヤスまでお問合せください。

スタッフが管理画面を操作しやすいかどうか、お客様が使いやすいかどうかは、飲食店予約システムを選ぶ際に重要なポイントです。
欲しい機能が揃っているシステムでも、操作が複雑だったり、慣れるまでに時間がかかったりするようでは接客にも影響が出てしまいます。
実際に予約システムを使用するスタッフにも操作してもらい、使いやすさを確認してから決めるようにしましょう。

飲食店予約システムの導入には、初期費用の他に毎月の利用料金がかかるものも多いです。
そのため、「予約管理に毎月いくら出せるのか」という点も、飲食店予約システムを導入する際の判断材料として大きなポイントとなるでしょう。
とくに意識すべきなのは、費用対効果です。たとえば、電話予約や予約漏れなどの対応をするスタッフの時給と、システムを導入したことで改善できる売上の幅を比較して納得ができるか考えてみるのも、飲食店予約システムの導入を決める手段のひとつになります。
また、ランニングコストとしていくら支払えるかをあらかじめ決めておき、その範囲に収まるシステムを選ぶのもよいでしょう。

なお、カクヤスでは光熱費などの固定費削減や口コミサイトでの集客など、飲食店の経営に関わるあらゆるサービスや企業様をご紹介いたします。飲食店を経営されている方のお悩みが解決するようサポートいたしますので、ぜひお気軽にお問合せください。

飲食店予約システムの主な機能と導入するメリットデメリット、予約システムの選び方について解説しました。
飲食店にとって、予約の管理は非常に重要です。なぜなら、適切な予約管理は業務の効率化と正確な売上予測、それに基づいた対策が取れるようになるからです。
また、予約と同時に決済ができるシステムを選べば、当日の予約キャンセルや無断キャンセルの予防にもなります。
飲食店予約システムを選ぶ際は、「決済機能がついているものにしたい」「系列店を一括管理できるものがいい」など、求める機能や使いやすさで選ぶのがおすすめです。

カクヤスでは開業支援はもちろん、開店後も専任のスタッフが飲食店様のご繁盛を長きにわたってトータルでサポートいたします。
市場シェアNo. 1の実績を誇る飲食店予約システム「TORETA」のご紹介もいたしますので、ぜひ一度、なんでも酒やカクヤスまでご相談ください。

なんでも酒やカクヤスとは？
【業態別】開業運営支援